May 15, 2022, by Cuba Research Forum
Provincia Granma: archivos históricos y archivalía. Breve diagnóstico en 2022.
Resumen: Estado de conservación de archivos, documentos y accesibilidad a los repositorios históricos.// Summary: File conservation, documents and accessibility to historical repositories in Granma.
Por: Delio G. Orozco González.
En medio de la crisis de los años 90 del pasado siglo XX y como resultado de esta, Cuba mira y vuelve, por necesidad y convencimiento, a sus raíces y espacio natural: el mundo hispano lusitano, iniciándose un proceso de recuperación de Memoria Histórica que le resulta vital porque sabido es que por dinero se mata pero sólo por ideales se muere y en esa construcción de sentidos colectivos juega papel primordial la Historia, no solo como ciencia; sino, instrumento indispensable para alcanzar consensos sociales validados a partir del concepto psico-sociológico de que nadie quiere lo que no conoce y nadie defiende lo que no quiere. Es en este campo de batalla simbólico, terreno en el cual la reconstrucción teórica del pasado histórico desempeña papel de extrema vanguardia, donde las fuentes del conocimiento adquieren valor estratégico: «La información es poder», reza un refrán acuñado por grandes centros de poder.
Este escenario resulta propicio para la concreción del más grande proyecto historiográfico después de 1959: la redacción de las síntesis históricas municipales y provinciales, cuya ejecución va a dar no solo lugar a la aparición de diferentes archivos; sino, hacer visible el deplorable estado de conservación de la documentación de valor permanente y los locales que, fungiendo como “proto-archivos”, la atesoraban. Demostraría también cuán necesario era implementar, de manera urgente, una política y los mecanismos para dar coherencia y desarrollar el trabajo archivístico en todo el país. Bajo este imperativo se van a oficializar repositorios, crear otros, ordenar su laboreo y conducción a través de la Dirección General de Archivos y disponer legalmente su pertenencia administrativa al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA). Lo acontecido en la actual provincia Granma confirma lo predicho.
Al día de hoy, el territorio granmense acoge cuatro archivos, el provincial ubicado en Bayamo y los municipales de Jiguaní, Manzanillo y Niquero. El ubicado en la urbe bayamesa existía como repositorio desde 1960; el situado en Manzanillo se oficializa en septiembre de 1991; mientras los de Jiguaní y Niquero aparecen con posterioridad a esta fecha. Todos, antes de ser regenteados por el CITMA, pertenecían administrativamente al Ministerio de Cultura.
Estado de conservación y características de los locales
El archivo de Jiguaní es el único que posee un estado constructivo bueno; pues, recientemente fue ubicado en una edificación de mampostería y placa. El de Niquero está clasificado de aceptable, compuesto de mampostería y madera; mientras el de Bayamo está catalogado de regular. El repositorio ubicado en la ciudad de Manzanillo tiene un estado constructivo malo; pues, a pesar de estar ubicado en una edificación de mampostería y placa, el deterioro de esta última es notable a partir de la explosión de los aceros en la parte inferior, la pérdida creciente de concreto y las filtraciones en la cubierta que demandan una intervención urgente.
A esta situación, nada halagüeña, se suma el reducido espacio que dificulta y complejiza la prestación de servicios; en tanto, ninguno de los locales fue concebido como institución archivística; sino, ubicados en edificaciones pensadas como viviendas u otros usos. La convivencia en las salas de consulta de técnicos, especialista y usuarios, entorpece y ralentiza los procesos técnicos y al mismo tiempo la calidad de la consulta documental. Por ejemplo, Bayamo y Niquero cuentan solo con 1 mesa y 2 sillas para brindar servicios; los mejor dotados, Jiguaní y Manzanillo, cuentan, el primero, con dos mesas, cuatro sillas y 4 sillas pupitres, mientras Manzanillo posee 2 mesas con 8 sillas.
Estado de conservación de la documentación
La desidia, junto a la falta de una conciencia y política archivística, arrasó con buena parte del legado documental insular; baste mencionar, a guisa de ejemplo, la incineración (en la década de 1980), de la documentación del puerto de Manzanillo, ciudad que nació, vivió y creció al influjo e impacto del mar. Otro elemento que conspira contra una adecuada conservación es el reducido espacio que no sólo se circunscribe a las salas de consulta; sino, a las naves de almacén y en ambientes tan hostiles -por reducidos-, como estos, los daños en virtud de la salinidad, las altas temperaturas, la acidez del papel, la existencia de elementos férricos y agentes bióticos se combinaron y combinan a veces en tormenta perfecta para agredir de manera letal la perdurabilidad de los documentos. Al deterioro que portan los documentos se une la manipulación; la cual, puede ser evitada al restringir su acceso o propiciar su consulta digitalizada; pero esto último resulta más que asignatura pendiente en la red de archivos históricos cubanos.
Se han emitido directrices de conservación y preservación, se imparten cursos y seminarios, incluso, existen especialistas encargados de la conservación en los repositorios cubanos; empero, el daño acumulado es significativo y no resulta fácil revertirlo a partir de la restauración por la carestía y falta de recursos; en su lugar, se orientan los esfuerzos hacia la preservación (limpieza de estantes, paredes y pisos, envoltura de legajos, colocación de la documentación en cajuelas, ventilación de locales, etc.) pero las condiciones antes mencionadas se la ponen difícil a los archiveros cubanos. Así pues, bajo el peso de una herencia negativa muy difícil de contener, el estado de conservación de la documentación en los archivos granmenses puede ser evaluada, de manera general, como regular. Los archiveros niquereños aseveran que el estado de su documentación se corresponde con el diagnóstico emitido; otro tanto aseveran los manzanilleros a lo que suman la preocupación por el estado constructivo del techo; los jiguaniceros, por su parte, señalan de aceptable el estado de conservación de su archivalía; solo los bayameses califican como buena las condiciones de su documentación.
Accesibilidad a la documentación
La accesibilidad a la documentación tiene, en el entorno archivístico insular, dos considerando principales; el primero, vinculado al estado de conservación de las fuentes; pues, los documentos pertenecientes a un fondo Categoría I no deben prestarse a estudiantes o aficionados que vayan a buscar información para trabajos escolares, realización de matutinos o satisfacción de intereses particulares a partir de simple curiosidad; para este tipo de usuario lo óptimo constituye el ofrecimiento de fuentes secundarias (libros, folletos, resúmenes investigativos, boletines, etc.) o la consulta de productos de valor agregado en formato digital que, en función de la penetración de las TICs en el tejido social cubano, ofrece a los archivos cubanos la oportunidad de convertirse en agentes activos de la información y el conocimiento; empero, la concepción de un archivo como una entidad «cultural-informativa» con capacidades para generar conocimientos y saberes en el área de su competencia, apenas gatea en la red de archivos históricos cubanos, a ello hay que añadirle la orfandad y obsolescencia tecnológica que adorna los repositorios, por lo menos en este segmento de la Cuba profunda.
El segundo elemento que restringe la consulta de documentos en el territorio está vinculado al diferendo Cuba-USA. La reclamación de propiedades confiscadas, intervenidas y/o nacionalizadas por parte de ciudadanos y compañías norteamericanas, es tema que tensa y complica las relaciones entre los dos países. Así pues, para consultar los fondos Registro Mercantil y de la Propiedad depositado en los archivos de Bayamo y Manzanillo y Junta Municipal en Niquero, debe contarse con una autorización proveniente de la Dirección Provincial de Justicia, condición esta que dificulta la realización de estudios económicos.
Por lo demás, el acceso a los fondos documentales, teniendo en cuenta el tipo de usuario, es libre y sin costo alguno en las salas de lectura con horario corrido, de lunes a jueves, de 8.00 am a 5.30 pm y los viernes hasta las 4.30 pm.
Catalogación de los Fondos
El fin último de un archivo constituye en servir la documentación que atesora a quien la solicite. Para hacer viable, eficaz y eficiente esa consulta es preciso crear catálogos, índices, inventarios, guías y listados; los cuales, al día de hoy, convertidos en Bases de Datos informatizadas, han revolucionado la creación de los mencionados instrumentos de búsqueda. La aparición de las TICs con todas las potencialidades por ellas desatadas, han producido un cambio de época, del mismo modo que los tipos móviles de Gutenberg dieron origen a la aparición de la imprenta; sin embargo, la creación de los mencionados instrumentos de búsqueda, ubicados metodológicamente al final de la línea de procesamiento documental, ha ralentizado enormemente su creación y disposición para consulta; en tanto, se han priorizado los procesos que le anteceden; los cuales, si bien es cierto que resultan necesarios para una adecuada gestión de los procesos archivísticos, pueden ser aplazados en función de crear los instrumentos que permitirán localizar y poner a disposición de los usuarios la documentación; a fin de cuentas, lo que a ellos interesa e importa y que, como se ha dicho más arriba, es el fin último de todo archivo. A esta perspectiva teórica se suma la indigencia tecnológica en los archivos; tanto es así, que los de Niquero y Jiguaní cuentan cada uno con una sola computadora, el de Manzanillo, descontando el servidor de datos, tres ordenadores de mesa; empero, uno de ellos parece más una máquina de escribir que una computadora y ninguna está dedicada al uso por parte de los usuarios, deben ser operadas por los especialistas. El archivo provincial, ubicado en Bayamo, es el que más computadoras posee.
La experiencia desarrollada por el archivo de Manzanillo con el Fondo Registro Civil, de invertir la dirección del proceso de tratamiento documental en función de lograr el cumplimiento de su misión como servidor de información, puede ser evaluada y puesta en práctica para acelerar la prestación de servicios. ¿Cuál fue la estrategia? Antes de realizar investigación alguna para describir a nivel de fondo, crear el cuadro de clasificación o estructurar de manera funcional la documentación; se procedió a ordenar los expedientes de acuerdo a su función: matrimonios, divorcios, reconocimiento de hijos naturales, cambio de nombre, etc. y organizarlos de forma cronológica y onomástica para de inmediato describir a nivel de Unidad Documental Compuesta (UDC) con los campos sugeridos por la norma ISADG. El resultado fue la creación de una base de datos digitalizada con poco más de 11 000 registros que ha prestado un servicio invaluable a todos aquellos que han llegado a la institución buscando información sobre sus ancestros para trámites de diversa índole; luego de terminada esta tarea, se procedió entonces a seguir las pautas metodológicas para el tratamiento archivístico, laboreo este que hubiera demandado un tiempo precioso y que, en buena ley, en nada interesaba ni beneficiaba a los usuarios.
En todos los archivos de la provincia existen instrumentos de búsqueda; pero, al estar en su mayoría en formato de papel, la ralentización del proceso de localización de información es innegable; por otro lado, la pérdida de información es un hecho consumado toda vez que crear catálogos o índices tradicionales por los cuatro campos básicos de recuperación de información (onomástico, geográfico, materia e institucional), resulta a estas alturas no solo incosteable desde el punto material (gasto de papel o cartulina para fichas y bolígrafos); sino, inoperante por el tiempo que sería necesario emplear. Por ejemplo, una prueba de factibilidad realizada sobre el Fondo Protocolos Notariales en el repositorio manzanillero, con cerca de 1000 protocolos, arrojó que para crear los índices de ese fondo harían falta 4 millones de fichas, 4 mil bolígrafos y un especialista trabajando 8 diarias de forma ininterrumpida, de lunes a viernes, por 25 años. Todo un sinsentido en tiempos mediáticos.
A pesar de los pesares; o sea, de que todavía quedan fondos por describir y en consecuencia no se han creado los instrumentos de búsqueda que faciliten su consulta, la creación de catálogos, inventarios, listas e índices permiten obtener mucho más información que hace un lustro atrás.
Digitalización e informatización documental
Resulta este apartado el talón de Aquiles en la gestión archivística cubana, no solo por la carencia y obsolescencia tecnológica como se ha dicho; sino, por la falta de una estrategia en este sentido y cuando existió, hace ya cerca de una década, fue olímpicamente ignorada y desestimada, a pesar de ser considerada viable por una entidad consultora perteneciente al mismo CITMA. La falta de una estrategia que ofreciera organicidad y diera apoyo al trabajo en este sentido, ha dado como resultado la creación de una variopinta batería de productos de valor agregado que, si bien resulta expresión de creatividad, ha atomizado la gestión de información (creación de productos independientes unos de otros); además, para su consulta es necesaria la presencia del usuario en la sala de lectura.
A principios de la pasada década, el archivo manzanillero diseñó un proyecto para preservar, difundir y socializar la memoria histórica empleando tecnologías libres. El uso del Software Libre (SWL) daba cumplimiento a la política estatal de iniciar la migración hacia tecnologías libres con el objeto no sólo de evitar cualquier reclamación por el uso de patentes; sino, lograr independencia y soberanía tecnológica. Como resultado de ello, es el único archivo del país -hasta donde se conoce-, cuyo equipamiento institucional solo emplea SWL. El proyecto presentado tenía dos vertientes: Histórico-Cultural y Documental.
Vertiente histórico-cultural: creación de sitios web y enciclopedias temáticas portables a partir del capital documental de los archivos y una concepción que los define como instituciones culturales e informativas. Los sitios web «Martí y Manzanillo» y «Manzanillo. Perla del Guacanayabo», junto a la «Enciclopedia de Manzanillo», «Enciclopedia Cultural de Manzanillo», «Personalidades de la Salud Pública en Manzanillo», «Enciclopedia Celia Sánchez Manduley» y «Enciclopedia Carlos Manuel de Céspedes», constituyen la prueba irrecusable de una idea totalmente válida y útil, con potencialidades para su extensión a toda la geografía antillana. Para la creación de estos compendios informativos y cognitivos se desarrolló Alarife, herramienta programada con SWL y aplicación que no demanda conocimientos especializados de informática.
Vertiente documental: gestión en línea de índices y catálogos a partir de su creación como bases de datos informatizadas con enlace a las imágenes digitalizadas de los documentos. El desarrollo de una aplicación cliente-servidor (Archivaliux), permitió poner en línea cerca de 40 000 registros de diferentes fondos y colecciones del archivo de Manzanillo convirtiendo a este repositorio en el único de América Latina que permitía consultar sus fondos de manera remota. Además de consultar la base de datos, el resultado de la vertiente histórico-cultural junto a otros productos que comenzaron a crearse como la Fototeca Digital, el Catálogo Manzanillo y la Enciclopedia Martiana, también podían visionarse en línea. Se trabajó igualmente en la creación de Doclux, aplicación pensada para el tratamiento de imágenes de documentos por lote; pero, como suele suceder con las ideas creativas, nacidas a destiempo o distanciadas geográficamente de las estructuras decisorias o promovidas por seres indóciles que con frecuencia son víctimas de la incomprensión, en 2015, decisiones punitivas acabaron con una experiencia que, de haberse implementado, hubiera permitido que hoy, más de un archivo histórico cubano tuviera parte de su archivalía en línea.
En la actualidad, el Archivo Nacional de Cuba (ANC) pretende hacer algo parecido empleando el software «Arqueia» desarrollado por la UCI, pero manteniendo el control sobre el proceso de informatización documental, a diferencia del propuesto por el repositorio manzanillero que descentralizaba la gestión otorgando la responsabilidad a los archivos provinciales y municipales.
En estos momentos, el Archivo Provincial de Granma, sito en Bayamo, cuenta con una página web: http://www.archiprov.granma.inf.cu, en la cual se promocionan los servicios, se listan los fondos documentales de los cuatro repositorios del territorio, se puede leer algún que otro artículo de corte histórico y cultural pero no es posible consultar base de dato alguna; para ello, como se ha señalado anteriormente, es preciso personarse en la sala de lectura del archivo en cuestión.
Productos informáticos que se pueden consultar en el archivo de Manzanillo:
Enciclopedias: Manzanillo (https://enciclopedia-manzanillo.alarife.org), Cultural de Manzanillo, Celia Sánchez Manduley y Carlos Manuel de Céspedes.
Sitios Web: Martí y Manzanillo, Manzanillo. Perla del Guacanayabo, Personalidades de la Salud en Manzanillo, Recorrido virtual por el Patrimonio de Manzanillo.
Bases de Datos: Archivaliux (más de 40 000 registros), Catálogo (560 registros de libros y folletos).
Productos informáticos que se pueden consultar en el archivo de Bayamo:
Sitio Web: Junta Local de Educación de Bayamo (Contiene toda la información del fondo homónimo.)
Aplicación para móviles: GuiFA (Apk para dispositivos móviles con sistema operativo Android 5.5 o superior con la descripción de los fondos documentales de la red de archivos).
Bases de Datos:
1.-AgriBass (Gestiona la información del fondo Agricultura e incluye hojas de trabajo y expedientes técnicos).
2.-Catálogo de la Salud (Contiene la evolución histórica de la salud en Bayamo desde la etapa colonial hasta 1990).
3.-BaYes (Sistema informático que gestiona información relacionada con los españoles asentados en Bayamo entre 1899 y 1955).
4.-RegMine (Gestiona la información relativa a los yacimientos mineros en Bayamo durante el período republicano).
5.-Pensionados del Ejército Libertador (Información procedente del fondo Juzgado de Primera Instancia que recoge lo relacionado con pensionados del Ejército Libertador).
6.-Fincas R/U (Contiene información relacionada con las fincas rústicas y urbanas que aparecen en los distintos fondos documentales).
7.-ArchiBass (Relaciona todas las bases de datos anteriores).
La digitalización, conceptualizada como el procedimiento que permite convertir o codificar en números dígitos, datos o informaciones de carácter continuo, como una imagen fotográfica, un documento o un libro, está, en los archivos del territorio, en estado precario. La falta de medios para acometer la digitalización es el principal obstáculo; el único que cuenta con un scanner cuyo ciclo de vida ya ha expirado es el repositorio manzanillero; sin embargo, el proceso continúa empleando para ello medios propios como el uso de un scanner en el repositorio bayamés y el empleo de cámaras fotográficas en el de Manzanillo.
Otra solución alternativa desarrollada por los archivos de Bayamo y Manzanillo es trasuntar ítems de valor cardinal; por ejemplo, el primero transcribió los libros de Antiguas Anotadurías de Hipotecas y el segundo trabaja en la informatización de las Actas del Cabildo; procedimientos de vieja data y demostrada eficacia cuando Emilio Roig de Leuchsenring transcribió y publicó las Actas del Cabildo de La Habana.
Reprografía documental
Los procedimientos para esta tarea varían en dependencia del repositorio. La experiencia de este artículista, con respecto al modo en que se hace en el ANC, no le satisfizo; primero, porque lo obligaron a emplear los medios del archivo, pudiendo haberlo hecho él con los suyos al instante -igualmente iba a pagarlos- y segundo, porque cuando le fotocopiaron un documento que tuvo que recoger al día siguiente faltaron dos páginas.
En los archivos granmenses, debido a la falta de medios: scanner, fotocopiadoras, etc., la reproducción de documentos se hace con los medios aportados por el interesado (teléfono celular o cámara fotográfica), si la pieza documental que desea aún no está digitalizada y siempre bajo fiscalización del técnico o especialista que cobra según tarifa aprobada; la cual, por cierto, es bastante elevada para investigadores e historiadores en activo (Digitalización de documentos: 25 cup por imagen / Digitalización de Documentos de gran formato: 50 cup por imagen / Digitalización de fotografías: 25 cup por imagen); por eso, quien estas líneas escribe, con experiencia de 32 años en archivo, siempre sugiere a sus colegas evaluar cada caso porque no es lo mismo un investigador foráneo con una beca otorgada por un organismo internacional o universidad extranjera, que un bisoño investigador del patio, un maestrante o doctorante que necesita del respaldo documental para culminar su proyecto académico, ya de por sí costoso teniendo en cuenta las condiciones económicas de un país que padece la condición del agua por todas partes.
Confeccionado en Manzanillo el 24 de marzo de 2022.
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